Come le aziende usano ERPManagement

Il contesto

Un distributore di prodotti alimentari freschi e secchi con tre sedi operative gestiva gli ordini su un gestionale locale degli anni 2000, il magazzino su fogli condivisi, la contabilità su un software separato e i clienti GDO su un sistema EDI di terze parti non integrato con nulla. Il risultato era che ogni ordine ricevuto dall'EDI veniva ridigitato manualmente nel gestionale.

Il problema principale

Con 800-1200 ordini al giorno nella stagione alta, la ridigitazione manuale degli ordini EDI richiedeva tre risorse dedicate e introduceva errori costanti. Lo stock non era aggiornato in tempo reale tra le tre sedi, causando vendite di articoli non disponibili e conseguente gestione manuale dei backorder. I dati di scadenza dei lotti erano gestiti su carta, con rischio di spedire prodotti prossimi alla scadenza.

Come è stato implementato ERPManagement

L'implementazione ha richiesto 14 settimane, di cui 4 dedicate alla mappatura dei flussi EDI dei 12 clienti GDO principali. I punti chiave della configurazione:

• Connessione diretta con il provider EDI esistente tramite API: eliminazione totale della ridigitazione manuale
• Configurazione magazzino con gestione ubicazioni e lotti obbligatoria per tutti i prodotti freschi
• Regole FEFO (First Expired First Out) attivate per categoria merceologica
• Stock unificato tra le tre sedi con trasferimenti automatici basati su regole di disponibilità
• Alert automatici per lotti a 15 e 7 giorni dalla scadenza
• Integrazione contabile con invio automatico delle prime note al commercialista esterno

Il contesto

Un'azienda che produce componenti meccanici su commessa per clienti industriali non aveva visibilità sui costi reali di ogni commessa fino alla chiusura del bilancio. Vendeva a prezzi calcolati su stime storiche che spesso non riflettevano i costi effettivi di manodopera, materiali e conto lavoro. Alcuni clienti erano in perdita senza che l'azienda lo sapesse.

Il problema principale

Le distinte base erano su Excel e non sempre aggiornate. I tempi di lavorazione non erano tracciati sistematicamente. Il conto lavoro veniva gestito con email e telefonate. La contabilità riceveva i dati di produzione in modo aggregato e non era possibile attribuire i costi alla singola commessa senza un lavoro manuale importante. Di conseguenza, le decisioni di pricing erano basate su intuito.

Come è stato implementato ERPManagement

L'implementazione ha richiesto 16 settimane, con una fase importante dedicata alla migrazione e verifica delle distinte base (oltre 800 articoli con varianti). La configurazione principale:

• Migrazione di tutte le distinte base in ERPManagement con versioning e storico modifiche
• Configurazione cicli di lavorazione con tempi standard per operazione e centro di lavoro
• Rilevazione tempi reali tramite terminali in officina: ogni operatore dichiara inizio e fine lavorazione
• Gestione conto lavoro integrata: invio semilavorati, tracking fasi esterne, rientro e costi fatturati
• Costo commessa in tempo reale: materiali scaricati + ore dichiarate + conto lavoro fatturato
• Dashboard direzione con marginalità per commessa, cliente e tipologia prodotto aggiornata giornalmente